Profil Responsable : Premier pas avec Emprez

Profil Responsable : Premier pas avec Emprez

Portail web et Application mobile


Portail gestionnaire

C’est le portail où se trouve la gestion des options suivantes : 
  1. Horaires
  2. Feuilles de temps
  3. Rapports
  4. Messages
Pour y accéder, il faut que l’Administrateur donne le code d’usager et mot de passe à son gestionnaire.

➤ Tableau de bord

L’écran d’accueil vous présente les informations en un coup d’œil :
  1. Les feuilles de temps à approuver par période,
  2. Le nombre de feuilles de temps par employé,
  3. Les retards dans votre groupe,
  4. La vérification de la planification, si vous avez des plans actifs,
  5. La vérification des horaires par rapport à la disponibilité de vos employés,
  6. La validation des quarts à combler pour la semaine.
La période des vérifications est modifiable, pour effectuer ce changement, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit, ainsi vous accéderez à vos Préférences.
Pour en savoir plus sur le tableau de bord et sa configuration, nous vous proposons de découvrir l'article Configuration et usage du tableau de bord .


➤ Messages

Les messages sont catégorisés par nature de demande : 
  1. Les messages directs dans Tous les messages
  2. Les demandes qui auront un impact sur les horaires dans les catégories concernées
Pour en savoir plus sur le menu Messages, veuillez consulter l'article dédié en cliquant ici.

Application mobile

Le responsable peut télécharger l’application mobile et utiliser ses accès pour :
  1. Afficher les horaires des employés dans ses départements : un par un ou par journée
  2. Afficher les demandes des employés : dans la section Messages, par catégorie

➤ Portail employé

L’accès au portail employé permet aux responsables de s’envoyer des messages entre eux.
 Les responsables entre eux ne peuvent pas s'envoyer de messages à partir du portail du gestionnaire.
Les destinataires des différents portails sont différents l’un l’autre :
Sur le portail employé, il voit seulement les Admin, sans les autres Responsables.
Sur le portail gestionnaire, il ne voit que les employés, sans les autres Responsables ni les Admins.
Sur l’application mobile, il voit les employés, les autres Responsables et les Admins. 

Dossiers employés et horaires

Dossier employé

➤ Postes

Le poste est la fonction de l’employé quand vous allez le mettre à l’horaire.
Exemple 1 :
Si un employé peut être commis et caissière, il aura 2 postes : Boutique > Caisse et Plancher > Commis.
Quand vous chargez le département Boutique dans l’horaire, il apparait, avec les caissiers.
Quand vous chargez le département Plancher, il apparait, avec les Commis.

Exemple 2 :
Si un employé travaille à 2 endroits différents pour le même poste : Succursale 1 > Préposé et Succursale 2 > Préposé.
Quand vous chargez la Succursale 1, il apparait dans le département où se trouvent les Préposés.
Quand vous chargez la Succursale 2, il apparait dans le département où se trouvent les Préposés.
Si vous voulez apporter des modifications, vous devez communiquer avec un gestionnaire qui a le rôle d’Administrateur. Pour voir votre rôle, cliquez sur votre nom en haut à droite > Mon profil employé, à côté du bouton Valider > dans la section Paramètres, à la ligne Accès mobile et web, votre rôle se trouve entre parenthèses.

➤ Banques de temps

C’est une réserve d’heures qui sera payée à postériori. Pour en savoir plus, consultez l'article  Présentation des différentes banques de temps, congés et vacances .

➤ Disponibilités

Les disponibilités définissent les journées et les heures pour lesquelles l’employé est disponible pour travailler. Il permet d’éviter de mettre un employé en congé ou en vacances à l’horaire. Pour en savoir plus, consultez l'article Gestion des disponibilités et indisponibilités .
Si c’est le cas, vous aurez des alertes un peu partout dans l’application pour vous avertir de remplacer l’employé, notamment en premier lieu sur votre tableau de bord.

➤ Badges et accès usagers

Le numéro de badge est une série de 5 chiffres générée par le système pour identifier l’employé sur la machine à poinçonner durant son quart de travail. Toutefois, vous pouvez avoir plus d’un numéro de badge. Exemple : carte magnétique, jeton, etc.
L’accès usager est aussi généré par le système. Il permet, à vous et vos collègues, d’avoir accès à l’application mobile et web.

Les horaires

Cet outil consiste à visualiser : « Qui sera sur les lieux du travail ? Quand ? Et pour faire Quoi ? »
Vous pouvez créer vos horaires par le biais de différents menus :  Horaires par poste,  Horaire par employé,  Horaire par planification - Cliquez sur chaque types d'horaires pour découvrir leurs utilisations.

Pour créer un quart de travail :
  1. Cliquez dans une case vide,
  2. Remplissez la fenêtre avec les informations du quart de travail,
  3. Cliquez sur Enregistrer,
  4. N’oubliez pas de publier quand l’horaire est définitif pour le partager avec vos employés.
Si la case est déjà occupée, pour ajouter un deuxième quart dans la même journée  : 
  1. Passez la souris sur le quart existant, 
  2. 4 icônes s’affichent en dessous des heures inscrites,
  3. Cliquez sur le +,
  4. Remplissez la fenêtre avec les informations du deuxième quart de travail,
  5. Cliquez sur Enregistrer,
  6. N’oubliez pas de publier quand l’horaire est définitif pour le partager avec vos employés.

Les feuilles de temps

Une fois approuvées, ce sont les heures qui seront payées à vos employés, ou qui vont être reportées dans les banques et payées plus tard.

Dans une feuille de temps, vous pouvez voir :
  1. Les heures prévues à l’horaire
  2. Les heures poinçonnées (réelles)
  3. Les heures à payer
                           
Pour en savoir plus sur leur utilisation, nous vous conseillons de consulter l'article :  Ajout des heures en banque à partir des feuilles de temps 

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