Il peut arriver que vous désiriez anticiper une paie lorsque vous partez en vacances, ou si votre service de paie ferme durant les vacances comme lors du temps des Fêtes.

Anticiper une paie signifie que vous  pouvez payer des employés selon l'horaire futur, même s'ils n'ont pas encore poinçonné.

Envoyez un ticket au support Emprez pour pouvoir bénéficier de cette option gratuite, elle est accessible uniquement pour les ADMIN.

Exemple :
Nous sommes le 20 décembre 2018. Votre période de paie se termine le 22 décembre 2018 (période : 9 au 22 décembre).
Vous partez en vacances aujourd'hui et désirez faire et exporter votre paie, même si les employés n'ont pas encore travaillé les 21 et 22 décembre 2018.
Une fois le mode Anticipation de la paie activé par un membre de l'équipe Emprez, les horaires prévus les 21 et 22 décembre créeront des feuilles de temps qui pourront être approuvées telles qu'elle, ce qui pourra être exporté comme paie. Lors de votre retour de vacances, vous pourrez alors vérifier les poinçons qui seront entrés ces jours-là et faire des ajustements dans votre système de paie, le cas échéant.

Assurez-vous de bien suivre TOUTES les étapes suivantes afin de ne pas engendrer d'erreurs coûteuses !

Procédure d’exécution d’une anticipation de paie

1- Communiquez avec Emprez afin de faire activer l’option d’anticipation de la paie

2- Créez - publiez - sauvegardez les horaires des employés pour la période de paie requise

3- Approuvez les feuilles de temps

Lorsque la fonction Anticipation est activée, Emprez générera automatiquement des feuilles de temps pour les jours compris entre le jour courant et la fin de la période de paie (normalement, les feuilles de temps ne sont jamais créées dans le futur).
Sur la base de l’exemple ci-dessus, le système générera des feuilles de temps pour les 21, et 22 décembre en fonction de l’horaire publié des employés. 

Le jour où vous souhaitez générer la paie (c’est-à -dire le 20 décembre), suivez les indications suivantes :

1. Dans le menu principal, allez dans la section Feuilles de temps,
   
2. Sélectionnez le service et le département,
   
3. Sélectionnez la période de paie ou les jours individuels à approuver,
   
4. Cliquez sur  ou  pour modifier avant d'approuver avec .

De façon mécanique, afin qu'Emprez puisse générer une paie, les feuilles de temps doivent être approuvées. Cela étant, le système est fait en sorte qu'une feuille de temps qui normalement requiert des données de poinçon, et qui n'en a pas, ne peut pas être approuvée. Toutes les feuilles de temps qui comportent du rouge doivent être approuvées en utilisant la petite baguette magique. Cette fonction ajoutera des poinçons temporaires équivalant aux heures prévues à l'horaire.

• Le simple fait d'utiliser  fait l'approbation. La case d'approbation est cochée et la ligne se plie.
  
• Les feuilles de temps qui n'ont pas besoin de poinçon (ici les journées de vacances ou fériés - qui n'ont pas de rouge) peuvent simplement être approuvées en cochant la case d'approbation.
  

 est une fonction uniquement disponible avec la nouvelle interface d'Emprez (lancement: décembre 2018).
Cliquez ici pour savoir comment activer la nouvelle interface.  

Si vous préférez continuer d'utiliser l'interface originale (menu sur le côté gauche) : Cliquez sur  , effectuez les modifications si requises, enregistrez et approuvez. 

4- Exportez la paie

1. Dans le menu principal, allez dans la section Paie, puis sélectionnez Exportation,
   
2. Faites votre paie comme d'habitude.
   

5- Imprimez ou sauvegardez l'horaire en PDF afin de l'avoir comme référence lors de votre retour de vacances

L'impression (en papier ou PDF) vous permettra, à votre retour de vacances, de voir si des changements à l'horaire ont été effectués lors de votre absence ou pendant la période d'anticipation. 

Il faut comprendre qu'il n'est pas impossible que des gestionnaires de votre entreprise doivent changer l'horaire durant la période anticipée afin de parvenir aux besoins de l'entreprise.

Si vous gardez une copie de l'horaire que vous avez anticipé et la comparez à l'horaire final, vous pourrez apporter des changements dans votre système de paie, au besoin. 

Impression de l'horaire 

    

6- À votre retour de congé : Passez en revue les temps réels qui sont poinçonnés par vos employés

1. Ouvrez les feuilles de temps des jours pré-approuvées pour l’exportation de la paie (par exemple le 21 et le 22 décembre),
   
2. Comparez les heures réelles (coin inférieur droit de la case des heures) aux heures pré-approuvées,
   
3. Notez les écarts et les ajustements que vous souhaitez apporter à la paie de cet employé pour la prochaine période de paie.
   

Attention :

Si vous désapprouvez les feuilles de temps, le calcul se refera, et ne reflètera pas ce que vous avez exporté.

Nous vous suggérons donc de simplement vous référer aux données de poinçons qui figurent soit sur votre rapport d'exception, ou dans Emprez sous feuilles de temps, tel qu'indiqué ci-dessus.

Feuille de temps avec poinçons (après la période d'anticipation)