Configuration de la section d'Export dans le menu Paie

Configuration de la section d'Export dans le menu Paie

Emprez permet l'export des données de rémunération de vos employés vers le service de paie de votre choix. Selon le service sélectionné, le fichier d'export généré vous permettra de remplir les champs nécessaires de votre service de paie, vous permettant de sauver un temps précieux lors de la période du dépôt de la paie. 
Emprez n'exporte que les données que vous aurez configurées. Il est de la responsabilité de la personne de la paie de vérifier les informations exportées avant d'acheminer la paie. Toute donnée importée d'Emprez ne peut être manipulée une fois dans le service de paie. Dans ce cas, il est important d'apporter les modifications nécessaires dans Emprez pour éviter les erreurs.

Accéder à la section d'export de paie

Accédez à la section de l'export de paie via Paie > Exportation 

Explication de la section Gestion de la paie

La gestion de la paie possède trois sections qui déterminent le format et les calculs qui seront effectués pour l'export final vers votre service de paie.


Entreprises

Emprez vous permet de gérer l'export de la paie de plusieurs entités de paie. Chaque entreprise peut être configurée selon des paramètres de paie différents. Emprez affichera toujours l'entité de paie associée à votre compte administrateur en premier. Cliquez sur la boîte afin d'afficher les autres choix disponibles pour votre compte.

Période de paie 

Choisissez la période de paie pour laquelle vous souhaitez générer l'export. Par défaut, Emprez présentera toujours la période de paie venant de se terminer. Utilisez les symboles de flèches afin de changer de période.
La période de paie ne peut être modifiée que par un agent d'Emprez. Vous pouvez émettre un ticket avec le nom de l'entité d'entreprise et la modification que vous souhaitez apporter.

Exportation

La section d'exportation est ce qui permet à Emprez d'effectuer les calculs nécessaires pour un export cohérent vers votre service de paie.  Elle peut être comprise en trois zones distinctes. La première concerne la configuration de votre paie (Système de paie, Code d'entreprise, Compilation). La seconde zone est associée aux codes de gains supportés par votre service de paie (Heures travaillées, Entraînements, Formations, Vacances ...). La dernière section concerne la vérification des données d'export permettant de Générer le fichier d'export vers la paie.

Configuration de la paie

Système de paie

Choisissez le service de paie que vous employez dans le menu déroulant. Chaque service de paie sélectionné modifiera les options d'exportations qui vous sera possibles d'utiliser. 

Code d'entreprise

Le code d'entreprise correspond à l'identifiant de votre entreprise dans le service de paie de votre entreprise. Certains services de paie nécessitent que cette information soit saisie afin que le fichier d'export soit accepté. 

Compilation

Détermine la façon dont votre paie sera compilée pour l'exportation. La compilation sélectionnée peut avoir une incidence sur les calculs et le contenu du fichier d'export final qui sera généré par Emprez. 
La compilation ne concerne pas le type de paie que vous effectuez c.-à-d. une paie à la semaine VS. une paie aux deux semaines . Il est plutôt question de la façon dont vous souhaitez qu'Emprez effectue les calculs pour votre fichier d'exportation. Le type de paie et la compilation sont habituellement identiques, mais peuvent différer selon les paramétrages de votre service de paie.
La configuration du type de paie (à la semaine ou aux deux semaines) doit être configurée par l'un de nos agents.
Veuillez créer un ticket avec le nom de votre entreprise et notre équipe s'occupera de gérer votre requête dans les plus brefs délais.
Référez-vous à la documentation de votre service de paie afin de connaître quels sont les types de compilations que celui-ci peut supporter.
Référez-vous à l'article de configuration de votre service de paie pour plus de détails sur la partie concernant Emprez.

Les types de compilations

Par semaine

Compile le total du temps travaillé selon la semaine ou le travail fut réalisé.
Si votre paie se fait aux deux semaines, Emprez effectuera les calculs des totaux distinctement pour chacune des semaines. 
Une ligne d'exportation est habituellement générée pour chacune des semaines.
Exemple d'une compilation à la semaine : 

Pour une paie générée aux deux semaines :
  1. Les employés ont droit au temps supplémentaire si le total d'heures hebdomadaire dépasse 40 heures.
  2. Les heures travaillées sont :
    1. Semaine 1 : 35h
    2. Semaine 2 : 45h
L'export de paie de l'employé aura trois lignes :
    1. Ligne 1 : 35h travaillées à taux régulier pour la Semaine 1
    2. Ligne 2 : 40h travaillées à taux régulier pour la Semaine 2
    3. Ligne 3 : 5h travaillées à temps supplémentaire pour la Semaine 2
L'employé a droit au temps supplémentaire, car il a travaillé 5h de plus pour la semaine 2.

Par deux semaines

Compile le total des heures travaillées sur la quinzaine. 
Si votre paie se fait aux deux semaines et que vous choisissez une compilation aux deux semaines, Emprez exportera le total d'heures en une ligne plutôt que de distinguer les totaux pour chacune des semaines de votre période de paie. 
Exemple d'une compilation aux deux semaines :
Pour une paie générée aux deux semaines :
  1. Les employés ont droit au temps supplémentaire si le total d'heures par quinzaine est plus que 80 heures.
  2. Les heures travaillées sont :
    1. Semaine 1 : 35h
    2. Semaine 2 : 45h
L'export de paie de l'employé aura une ligne :
    1. Ligne 1 : 80h travaillées au taux régulier
L'employé n'a pas droit à du temps supplémentaire, car la compilation confirme que celui-ci n'a pas fait de temps supplémentaire durant cette période.

Semaine 1 ou Semaine 2 seulement

Utilisé pour vous permettre d'exporter une semaine de paie à la fois. Tel que le nom l'indique, Emprez n'exportera que le total d'heures validées pour la semaine de la période de paie sélectionnée.

Configuration des codes d'exportation

La section des codes d'exportation vous permet d'associer certains types de feuilles de temps se retrouvant dans Emprez aux codes de gains associés dans votre service de paie.

Chaque section d'export comprend une case à cocher .
  1. Si la case associée à un champ d'export est sélectionnée , les feuilles de temps associés à ce champ d'export se retrouveront dans le fichier d'export final généré par Emprez.  
  2. Si la case associée à un champ d'export n'est pas sélectionnée ,  les feuilles de temps associés à ce champ d'export ne seront pas pris en comptes dans votre export de paie. Les données qui leurs sont associées dans Emprez resteront tout de même accessibles et visibles dans les différents rapports d'Emprez.
Certains services de paie ne supportent pas tous les champs d'exports disponibles dans Emprez.
Tout champ d'export non supporté par un service de paie sélectionné sera grisé et ne pourra être sélectionné.
Toute feuille de temps associée à un champ grisé ne pourra donc pas être prise en charge lors de l'exportation.
Voici la liste de chaque code d'export et du type de quart de travail à l'horaire et de feuilles de temps qui leurs sont liés :

Heures travaillées :
À l'horaire : Travail
Feuille de temps associée : Travail

Entraînement :
À l'horaire : Entraînement
Feuille de temps associée : Entraînement

Formations :
À l'horaire : Formation
Feuille de temps associée : Formation

Fériés :
À l'horaire : Férié
Feuille de temps associée : Férié

Vacances :
À l'horaire : Vacances
Feuille de temps associée : Vacances
Note : lié à la banque de vacances de l'employé dans Emprez. Associé aux vacances annuelles rémunérées de l'employé.

Congés maladie :
À l'horaire : Aucun
Feuille de temps associée : Absence pour cause de maladie (payée)
Note : lié à la banque de congé de maladie de l'employé dans Emprez. Il n'est pas possible de prévoir un congé de maladie à l'horaire. Un quart de travail normal doit être placé avec une mention "congé maladie" dans la note associée. Le type du quart devra alors être changé manuellement lors de la validation du temps de travail pour l'option "Absence pour cause de maladie (payé). Tout temps ainsi rémunéré sera déduit de la banque de congé de maladie de l'employé dans Emprez.

Congé avec solde :
À l'horaire : Congé avec solde
Feuille de temps associée : Congé avec Solde
Note : Habituellement associé aux congés payés par l'entreprise ex.: le 26 décembre est payé aux employés comme un congé dans votre entreprise.

Absences payées :
À l'horaire : Aucun
Feuille de temps associée : Absence autorisée (payée), Absence pour cause de décès (payée), 1er jour CSSST
Note : Habituellement associé aux congés sociaux prévus par la loi tel le décès d'un proche. Le 1er jour CSSST vous permet de déterminer le début de la période d'absence d'invalidité de votre employé pour le calcul de ses indemnités. Pour plus de détails, consultez l'article Présentation des différentes banques de temps, congés et vacances .

Utilisation de la banque de temps :
À l'horaire : Aucun
Feuille de temps : Aucune
Note : L'usage de la banque de temps à reprendre d'un employé doit être fait à partir de la section  d'une feuille de temps validée. L'employé doit avoir une banque temps active dans le service de paie. Si votre service de paie ne supporte pas la mise en banque de temps, le temps placé en banque dans Emprez sera alors payé comme heures travaillées à l'employé. Il sera de votre ressort de déterminer les retenues une fois que les montants auront été exportés vers votre service de paie.

Cumul dans la banque de temps :
À l'horaire : Aucun
Feuille de temps : Aucune
Note : Le cumul dans la banque de temps d'un employé doit être fait à partir de la section  d'une feuille de temps validée. L'employé doit avoir une banque temps active dans le service de paie. Si votre service de paie ne supporte pas la mise en banque de temps, le temps placé en banque dans Emprez sera alors payé comme heures travaillées à l'employé. Il sera de votre ressort de déterminer les retenues une fois que les montants auront été exportés vers votre service de paie.

Syndicat :
À l'horaire : Aucun
Feuille de temps : Syndicat
Note : Est utilisé afin de comptabiliser le temps réservé à des libérations syndicales de vos employés. Nous recommandons de placer un quart de type "travail" et placer une mention "Syndicat" dans la note du quart de travail. Il sera ensuite nécessaire d'aller changer le type de feuille de temps lors de la validation du temps de travail.

Autre :
À l'horaire : Aucun
Feuille de temps : Autre
Note: Un champ réservé pour tout autre type de gain que vous souhaitez supporter lors de l'exportation. 

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