Remplacement de quarts (Quart manquant et quart à combler)

Remplacement de quarts (Quart manquant et quart à combler)

Assurez-vous que l'option soit activée pour votre compte : 
  1. Cliquez sur votre nom, en haut à droite pour que vos Préférences d'usager s'affichent,
  2. Cochez : Afficher les quarts à combler.

Qu'est-ce qu'un quart à combler ? 

Un quart à combler est un quart de travail qui nécessite de la main-d'œuvre et que vous proposez à vos employés qui ont le même poste que celui dont vous avez besoin.
On parlera de quart manquant lorsque le quart de travail était déjà assigné à un employé initialement, vous envoyez une demande pour un quart manquant aux employés qui peuvent le remplacer.
💡Le quart à combler sera actif (pourvu ou non) pendant 24h00, il disparaitra ensuite.

Quand l'utiliser ?

Voici les situations qui pourraient se produire : 
  • Vous avez un ou plusieurs quarts de travail à donner, peu importe qui l'occupera
  • Vous avez besoin d'un remplaçant, car un employé s'absente soudainement et il est prévu à l'horaire dans les prochains jours
  • Il vous manque quelqu'un sur le plancher

Comment l'utiliser ?

  1. Envoyez la demande aux employés avec tous les détails du quart de travail à occuper,
  2. Attendez la réponse de vos employés,
  3. Choisissez et approuvez le quart pour l'employé de votre choix.
Il y a plusieurs endroits dans l'application pour créer et envoyer la demande :

Option 1 : À partir de l'horaire par poste

  1. Inscrire directement votre quart à combler dans la dernière ligne de l'horaire intitulé quart à combler,
  2. Publier en cliquant sur  au-dessus de la planification,
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Une fois enregistré et publié, Emprez envoie un message à tous les employés qui ont ce poste.
Les candidats au poste se retrouveront dans la section Messages.
Si vous avez approuvé plusieurs postulants pour le même quart, le système enregistre pour l'employé le plus récent seulement.


Option 2 : À partir d'un quart de travail existant : Quart manquant

Si le quart de travail était déjà assigné à un employé initialement, vous envoyez une demande pour un quart manquant aux employés qui peuvent le remplacer.
  1. Allez dans le quart de travail en question,
  2. Cliquez sur Quart manquant, en bas à droite,
  3. Les informations du quart sont préremplies par les informations du quart initial,
  4. Choisissez les destinataires, 
  5. Cliquez sur Enregistrer et envoyer.
Une fois enregistré et envoyé, Emprez envoie un message aux employés sélectionnés.
Les candidats au poste se retrouveront dans la section Messages.
Si vous avez approuvé plusieurs postulants pour le même quart, le système enregistre pour l'employé le plus récent seulement.

Option 3 : À partir des "Messages"

  1. Cliquez sur Messages, en haut à droite,
  2. Cliquez sur Quart à combler, en bas à droite,
  3. Remplissez les informations du quart,
  4. Sélectionnez les destinataires,
  5. Inscrivez une note, (Ex. : La date d'envoi du quart pour faciliter votre suivi personnel)
  6. Cliquez sur Enregistrer et envoyer.
Une fois enregistré et envoyé, Emprez envoie un message aux employés sélectionnés.
Ils n'auront plus qu'à suivre les étapes suivantes pour se porter volontaires : Quart à combler pour un employé
Vous retrouverez les candidats au poste dans la section Messages.
Si vous avez approuvé plusieurs postulants pour le même quart, le système enregistre pour l'employé le plus récent seulement.

Approuver un quart à combler 

Une fois le quart à combler publié, vos employés pourront appliquer directement via leur application mobile ou via le portail web.
💡Le quart à combler sera actif (pourvu ou non) pendant 24h00, il disparaitra ensuite.
Lorsqu'un employé postule pour un quart à combler, vous pouvez approuver ou refuser sa demande directement dans votre menu Message > Quart à combler.

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