Quart manquant à combler et quart manquant
L'outil Quarts à combler vous permet de proposer des quarts de travail disponibles aux employés qualifiés. C'est la solution idéale pour gérer les besoins de main-d'œuvre de dernière minute ou planifier des remplacements.
Configuration initiale
Avant de commencer, assurez-vous que l'option est activée dans votre profil :
- Cliquez sur votre Nom (en haut à droite) pour ouvrir vos Préférences.
- Allez dans l'onglet Autres,
- Cochez la case : Afficher les quarts à combler.
Comprendre les types de demandes
- Quart à combler : Un nouveau quart créé pour répondre à un besoin de main-d'œuvre. Il est proposé à tous les employés possédant le poste requis.
- Quart manquant : Un quart qui était déjà assigné à un employé qui ne peut plus l'occuper. Vous envoyez alors une demande de remplacement.
Visibilité : Le quart restera visible dans le système jusqu'à 24 heures après la date prévue du quart. Passé ce délai, il sera automatiquement masqué.
Comment créer et envoyer une demande ?
Voici les situations qui pourraient se produire :
- Vous avez un ou plusieurs quarts de travail à donner, peu importe qui l'occupera
- Vous avez besoin d'un remplaçant, car un employé s'absente soudainement et il est prévu à l'horaire dans les prochains jours
- Il vous manque quelqu'un sur le plancher
Comment créer et envoyer une demande ?
Option 1 : Via l'horaire par poste (Méthode rapide)
- Rendez-vous dans l'horaire par poste.
- Repérez la dernière ligne intitulée Quarts à combler.
- Inscrivez directement le quart de travail sur cette ligne à la date souhaitée.
- Cliquez sur Enregistrer
Le système enverra automatiquement une notification à tous les employés occupant ce poste.
Si vous avez approuvé plusieurs postulants pour le même quart, le système enregistre pour l'employé le plus récent seulement.
Option 2 : Via un quart existant (Quart manquant)
Utilisez cette option si un employé déjà cédulé s'absente.
- Ouvrez le quart de travail de l'employé absent.
- Cliquez sur le bouton Quart manquant (en bas à droite).
- Les informations sont pré-remplies. Sélectionnez les destinataires (les remplaçants potentiels).
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer.
Le système enverra automatiquement une notification à tous les employés occupant ce poste.
Si vous avez approuvé plusieurs postulants pour le même quart, le système enregistre pour l'employé le plus récent seulement.
Option 3 : Via le centre de Messages
- Cliquez sur l'icône Messages (en haut à droite).
- Cliquez sur le bouton Quart à combler (en bas à droite).
- Remplissez les détails du quart et sélectionnez vos destinataires.
- Ajoutez une Note (ex: Date d'envoi pour votre suivi personnel).
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer.
Le système enverra automatiquement une notification à tous les employés occupant ce poste.
Ils n'auront plus qu'à suivre les étapes suivantes pour se porter volontaires : Quart à combler pour un employé
Ils n'auront plus qu'à suivre les étapes suivantes pour se porter volontaires : Quart à combler pour un employé
Si vous avez approuvé plusieurs postulants pour le même quart, le système enregistre pour l'employé le plus récent seulement.
Approuver un quart à combler
Lorsqu'un employé se porte volontaire via son application mobile ou le portail web, vous devez valider son affectation :
- Allez dans le menu Messages > Quarts à combler.
- Visualisez la liste des postulants pour chaque quart.
- Cliquez sur Approuver pour l'employé de votre choix.
Si vous approuvez par erreur plusieurs postulants pour le même quart, le système enregistrera uniquement l'affectation de l'employé approuvé en dernier.
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