Horaires par planification

Horaires par planification

Le Gestionnaire des planifications vous permet de créer et réviser vos horaires basés sur les besoins en main-d'oeuvre de l’entreprise. 
Le principe est de déterminer les besoins de l'entreprise avant de déterminer qui travaille.
L'horaire par planification est une méthode innovatrice qui vous permet de créer vos horaires à partir d’une planification créée au préalable.
Cette méthode permet de répondre aux besoins de l'entreprise, faire l'horaire consiste simplement à "remplir les cases" ou les besoins à combler.

Pour ce faire : 
Vous devez avoir préalablement défini les quarts de travail qui seront offerts à vos employés pour chacun des postes de votre entreprise.
C'est grâce à cette section que le système de veille et de vérification de votre tableau de bord fonctionne correctement. 

En complément de cet article, nous vous proposons de découvrir l'article :  Différentes options d'impression des plans.

 

Créer une planification de besoins pour vos futurs horaires

  1. Dans le menu Horaires / Planification, dans le menu de gauche, cliquez sur Gérer les planifications,

  1. Créez une planification en cliquant sur Ajouter ou Nouveau +,

  1. Ajoutez les postes souhaités et les quarts de travail qui devront être comblés,


  1. Définissez les paramètres de votre quart de travail
  2. Saisissez le début et la fin du quart de travail,
  3. Notez le nombre de personnes qui devront pourvoir ce poste durant ce quart de travail,
  4. Définissez la durée du repas et des pauses (n'oubliez pas de cocher la case « payé » si prise en charge),
  5. Répétez ces trois étapes autant de fois que nécessaires pour chaque quart de travail nécessaire pour votre plan,

  1. Utilisez la fonction Copier vers afin de recopier les informations saisies vers une autre journée de la semaine.
  2. Enregistrez vos changements.

Utilisez un plan

  1. Sélectionnez l'option Horaires / Planification du menu principal,
  2. Choisissez votre plan dans la section de gauche Planifications,
  3. Sélectionnez la bonne Période de paie pour appliquer votre plan,
  4. Cliquez Charger 

 
Différentes pastilles de couleurs vous permettent d'identifier rapidement vos besoins en main-d'oeuvre dans votre horaire : 
Voici les codes de couleurs utilisés par l'application pour vous prévenir des différents évènements dans la section des planifications : 


  1. Cliquez sur une case pour ouvrir la fenêtre de sélection des employés,
  2. Cochez l'employé à qui vous souhaitez donner le quart de travail,
    1. Le planificateur vous indique le taux horaire, l'ancienneté et l'échelon de vos employés.
    2. Les  indiquent l'indisponibilité des employés (indisponibilité occasionnelle, récurrente ou s’il est occupé à un autre poste). 
  3. Cliquez sur Valider afin de sauvegarder votre choix et quitter la fenêtre de sélection.
Utilisez Quart manquant si aucune personne n’est disponible pour prendre un quart de travail. Ainsi, Emprez vous permettra d'acheminer un message aux employés de votre choix afin de les aviser de vos besoins à l'horaire.


  • Cliquez sur  Tout publier,
  • Puis Enregistrer pour afficher l'horaire à vos employés.

Vérifications de la planification

Une fois créée et mise active, votre planification sera systématiquement utilisée par Emprez afin de valider vos horaires et vous informer des manques devant être comblés.
Voici ce qui apparaitre sur votre tableau de bord si votre besoin de planification n'est pas comblé :
 
Si vous voulez que l'application ne vérifie plus vos plans, désactivez l'option :  
  1. Dans l'onglet Horaires, choisissez Horaires / Planification,
  2. Dans la section de gauche, cliquez sur Gérer les planifications,
  3. Cliquez sur  du plan que vous voulez désactiver,
  4. Décochez Vérification automatique,
  5. Enregistrez

Modifier un plan 

Il se peut que vos besoins évoluent. Vous pouvez modifier vos plans en suivant les étapes suivantes : 
  1. Rendez-vous dans le menu Horaires / Planification,
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gérer les planifications,
  3. Une fois la page Gestionnaire de plan chargée, cliquez sur au bout de la ligne qui concerne le plan que vous souhaitez modifier,
  4. Faites les modifications nécessaires,
  5. Cliquez sur Enregistrer pour que vos modifications soient mises à jour.


Partager une planification avec d'autres collègues

Pour partager vos plans avec d'autres utilisateurs d'Emprez qui seraient amenés à en avoir besoin pour créer des horaires tout en tenant compte de vos préconisations, suivez les étapes suivantes.

Méthode 1 :

  1. Dans le menu Horaires / Planification,
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gérer les planifications,
  3. Une fois la page Gestionnaire de plan chargée, cliquez sur au bout de la ligne qui concerne le plan que vous souhaitez partager avec un ou des autre(s) utilisateur(s),
  4. Dans le cadre Usagers pouvant utiliser ce plan, cliquez sur + à côté de Nom complet,
  5. Une page Sélection d'un usager s'ouvre, il vous faudra sélectionner la Division où travaille l'usager à qui vous voulez partager vos plans, puis sélectionnez son nom dans le menu déroulant sous Usager.
  6. Pour finir cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer.


Méthode 2 :

  1. Dans le Gestionnaire de planification, cliquez sur , 
  2. Sélectionnez l'usager avec qui vous voulez partager les besoins en planifications,
  3. Cochez les cases en face des planifications que vous souhaitez partager,
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher et appliquer les plans dans les horaires / poste

La fonction Afficher les plans dans les horaires par poste vous permettra d'avoir une visibilité sur vos besoins en termes d'effectifs, de poste, par jour et horaires lors de la création de vos planifications.  

Afin de rendre visible vos plans dans les horaires par poste vous devez sélectionner l'option Afficher les plans dans les horaires par poste dans vos  Préférences, puis cliquez sur valider. 
N'hésitez pas à vous déconnecter puis reconnecter pour que la mise à jour de votre option se fasse. 

  1. Dans le menu Horaires > Horaires / Poste, vous pourrez voir vos plans en dernière ligne de votre de la section concernée (ici Caisse-magasin),
  2. Cliquez sur le poste que vous souhaitez combler et l'ajout va se faire automatiquement dans la planification sur un employé disponible et se déduire de vos besoins en dernière ligne.
  3. Comme pour vos horaires classiques, cliquez sur  pour publier et Enregistrer.