Gestion des dépenses

Gestion des dépenses

Un nouveau module est maintenant disponible chez Emprez pour la gestion des dépenses de votre équipe. Ce module permet entre autre la saisie d'une demande de remboursement dans l'interface employé. Ensuite, vous serez en mesure de l'approuver dans votre interface gestionnaire et de l'exporter vers la paie.
Info
Pour bénéficier de ce nouveau module, vous devrez en faire la demande à notre équipe.
Dès que le module sera activé votre menu Feuilles de temps sera changé pour Approbation.

Autoriser vos employés à ajouter leurs dépenses 

  1. Dans le dossier de votre employé, allez dans le sous-menu Poinçonnage,
  2. Sous Paramètres des applications Web et mobile, cochez la case Peut ajouter des dépenses,
  3. Cliquez sur Enregistrer.
💡 Pour une auto Appliquer à tous les employés.
Votre équipe peut désormais ajouter des dépenses via l'interface employé ! 

Créer des types de dépenses

Avant que vos employés ne puissent soumettre une dépense, vous devez configurer les catégories autorisées dans votre entreprise :
  1. Allez dans Paramètres ➔ Gestion des types de dépenses.
  2. Cliquez sur l'icône Ajouter (+).
  3. Remplissez les informations suivantes :
    1. Nom : Le titre de la dépense (ex: Allocation kilométrique, Repas client).
    2. Code de paiement : Le code correspondant exact de votre système de paie.
    3. Valeur par unité : Le taux de remboursement de cette dépense
    4. Unité : Sélectionnez le type de valeur entré par l'employé (km ou $).
  4. Cliquez sur Enregistrer.
💡 Exemple concret : Si vous configurez les kilomètres, le système calculera automatiquement le remboursement basé sur le taux configuré (ex: le taux d’allocation kilométrique maximal non imposable). 
Pour modifier une dépense existante, cliquez sur l'icône du crayon. Pour la retirer, cliquez sur la croix (X).



Approuver les dépenses pour la paie

Une fois les dépenses soumises par l'équipe, les gestionnaires doivent les valider avant l'export de paie :
  1. Allez dans le menu Approbations ➔ Dépenses.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez le Service et le Département visés.
  3. Cliquez sur Charger pour afficher la liste des demandes en attente.
  4. Pour approuver : Cochez simplement les cases situées à l'extrême droite de chaque ligne de dépense.

Ajouter une dépense manuellement (Mode Gestionnaire)

Si un employé a oublié de soumettre sa demande, vous pouvez le faire pour lui :
  1. Cliquez sur le bouton Ajouter + en bas à droite de l'écran d'approbation.
  2. Renseignez la valeur. Le montant final à rembourser sera calculé automatiquement par Emprez selon le taux inscrit dans vos paramètres.
  3. Vous pouvez téléverser jusqu'à 5 fichiers justificatifs (reçus, factures) par dépense.
Une fois approuvées, ces lignes apparaîtront automatiquement dans votre fichier d'exportation vers la paie.





Voici le rendu final dans votre fichier d'exportation vers la paie une fois les dépenses approuvées.