Paramétrage automatiques : Période de grâce et arrondissements

Paramétrage automatiques : Période de grâce et arrondissements

L'une des forces du service Emprez est de pouvoir comparer les poinçons des employés à l'horaire que vous leur avez attribué. Cette fonctionnalité du service vous permet d'éviter de modifier les feuilles de temps de vos employés manuellement, sauvant ainsi plusieurs minutes de traitement administratif et des salaires trop versés.
Vous devez avoir un horaire de planifié afin de pouvoir profiter de cette fonctionnalité. Référez-vous à la section des Horaires pour plus d'informations à ce sujet.

Particularités du paramétrage des feuilles de temps

Tous les employés débutent avec un gabarit de feuilles de temps identique à celui du compte Administrateur ayant créé leur dossier employé.
Une fois l'employé créé, tout compte ayant un accès de type Responsable et Administrateur peut effectuer des changements dans les paramètres de feuilles de temps d'un employé. Les paramètres de feuilles de temps sont individuels à chaque employé. Vous pouvez donc modifier les paramètres d'un employé sans que ceci n'affecte le dossier d'autres employés.
Le paramétrage par défaut peut être modifié pour chaque compte Administrateur.
Assurez-vous que chacun des comptes de type Administrateur de votre compte ait les mêmes paramètres de feuilles de temps. Vous éviterez ainsi des conflits dans la gestion des paramètres de feuilles de temps de vos employés.

Période de grâce et arrondissements

Définition : Période de grâce

Une grâce désigne une période de temps ou les actions de poinçons sont automatiquement ajustées aux informations qui étaient planifiées à l'horaire d'un employé.
Cette fonctionnalité d'Emprez vous évite d'aller ajuster manuellement la feuille de temps de chacun de vos employés pour quelques minutes anticipées sur l'horaire.
  1. Si un poinçon se trouve en dehors de la période de grâce associée à l'action, Emprez affichera le temps réel du poinçon dans la rémunération de l'employé.
  2. Les périodes de grâce ne fonctionnent qu'avec les poinçons d'un employé.
  3. Toute feuille de temps saisie manuellement au dossier d'un employé n'interagit pas avec la fonction des grâces.
  4. Les grâces n'entrent en ligne de compte que si vous avez planifié un horaire à votre employé
📍... arrivé avant

Période avant le début de quart planifié où le poinçon de l'employé sera automatiquement ajusté au temps qui était inscrit à son horaire
Exemple :
  1. Grâce de 15 minutes pour arriver avant
  2. Horaire planifié débute à 9:00
  3. Poinçon de l'employé est à 8:56
  4. La feuille de temps affichera 9:00 pour la rémunération de l'employé

📍... arrivé après

Période après le début de quart planifié où le poinçon de l'employé sera automatiquement ajusté au temps qui était inscrit à son horaire
Exemple :
  • Grâce de 5 minutes pour arriver après
  • Horaire planifié débute à 9:00
  • Poinçon de l'employé est à 9:02
  • La feuille de temps affichera 9:00 pour la rémunération de l'employé

📍... départ avant

Période avant la fin du quart planifié où le poinçon de l'employé sera automatiquement ajusté au temps qui était inscrit à son horaire
Exemple :
  • Grâce de 3 minutes pour départ avant
  • Horaire planifié se termine à 17:00
  • Poinçon de l'employé est à 16:58
  • La feuille de temps affichera 17:00 pour la rémunération de l'employé

📍... départ après

Période après la fin du quart planifié où le poinçon de l'employé sera automatiquement ajusté au temps qui était inscrit à son horaire
Exemple :
  • Grâce de 5 minutes pour départ après
  • Horaire planifié se termine à 17:00
  • Poinçon de l'employé est à 17:03
  • La feuille de temps affichera 17:00 pour la rémunération de l'employé

📍... repas plus court

Période de temps où le poinçon de fin de repas de l'employé sera automatiquement ajusté afin de respecter le temps que vous avez planifié pour son repas.
Exemple :
  • Grâce pour repas plus court est planifié pour 10 minutes
  • Horaire planifié prévoit un repas de 30 minutes
  • L'employé ne prend que 23 minutes de son temps de repas
  • La feuille de temps de l'employé affichera qu'il a pris 30 minutes exactes de repas plutôt que 23.

📍... repas plus long

Période de temps après la période de repas définie où le poinçon de fin de repas de l'employé sera automatiquement ajusté afin de respecter le temps que vous avez planifié pour son repas.
Exemple :
  • Grâce pour repas plus long est planifiée pour 2 minutes
  • Horaire planifié prévoit un repas de 30 minutes
  • L'employé prend 31 minutes de son temps de repas
  • La feuille de temps de l'employé affichera qu'il a pris 30 minutes exactes de repas plutôt que 31.

Définition : Arrondissements

Vous pouvez demander à Emprez d'arrondir le temps de poinçon de votre employé selon les paramètres de votre choix.
L'arrondissement sera plutôt utilisé si vous souhaitez  toujours ajouter ou retirer un montant de temps approprié sur les actions de poinçon d'un employé ou si vous ne souhaitez pas créer des horaires pour vos employés.
Assurez-vous que vous ayez un minimum de 1 minute dans vos arrondissements. Sans ceci, des conflits pourraient survenir dans l'approbation de vos feuilles de temps.
Exemple :
  • Nous avons planifié le début de quart à 9:00.
  • Notre employé poinçonne son début de quart à 8:52
  • À son dossier, nous avons paramétré un arrondissement de 5 minutes au plus près.
  • Emprez affichera alors que son temps de poinçon est de 8:50
  • L'employé sera alors rémunéré à partir de 8:50 plutôt qu'à partir du 8:52 poinçonné.

Configuration des poinçons de repas

Durée par défaut de repas et Durée de repas réelle

Il y a deux façons de paramétrer le calcul des repas de vos employés :
  • Par poinçons : l'employé devra saisir ses poinçons de début/ fin de repas afin de déterminer la durée de sa pause de repas. Ceci est la configuration initiale pour tous les comptes Emprez.
  • Par défaut: l'employé n'aura pas à saisir de poinçons pour ses repas. Un total fixe de minutes sera déduit de son temps de travail à la fin du quart.

Configuration des repas avec Durée par défaut

  1. Inscrivez le nombre de minutes autorisées pour le repas de l'employé (ex.: 30) dans le champ Durée par défaut du repas,
  2. Choisissez l'option: "Durée par défaut" pour le champ Durée de repas (réelle),
  3. Assurez-vous de planifier le repas de cet employé à l'horaire,
  4. Emprez retranchera le temps de repas que vous aurez inscrit dans Durée par défaut du repas dès que le poinçon de fin de quart sera appliqué au dossier de l'employé,
  5. Si vous souhaitez que le repas de votre employé soit rémunéré, vous devrez aviser Emprez en cochant cette option dans l'horaire de l'employé.
Attention :
Si vous n'avez pas mis de quart de travail à l'horaire et que votre employé poinçonne, le repas sera payé automatiquement sur la feuille de temps même si vous avez paramétré "ne pas payer les repas".
En effet, le système n'ayant pas de référence ne risque pas de calculer 1h par défaut jamais payée si l'employé n'a pas utilisé cette heure.
Exemple :
  • Vous avez paramétré un 30 minutes dans le champ Durée par défaut du repas de votre employé,
  • Vous avez planifié son horaire pour qu'il prenne une pause de repas non rémunéré entre 12:00 - 12:30 pour un quart de travail de totalisant 8 heures de travail,
  • Votre employé ne fait aucun poinçon afin d'indiquer son repas et complète son quart de travail normalement,
  • L'employé sera alors rémunéré à 7:30 plutôt que 8 heures; 30 minutes étant retranchées pour sa pause de repas.

Configuration des pauses

Durée par défaut de la pause

Détermine le montant de minutes allouées pour les pauses de l'employé si celles-ci sont planifiées à l'horaire.
Informations importantes pour les pauses :
Assurez-vous de cocher l'option à droite du temps de pause si vous souhaitez comptabiliser les pauses de vos employés sans que celles-ci soient planifiées dans un horaire. Sans ceci, tout poinçon de pause non planifié à l'horaire sera automatiquement retiré du temps de l'employé.

Comment accéder à vos paramètres de feuilles de temps par défaut pour votre compte Administrateur

  1. Accèdez à vos Préférences, en cliquant sur votre prénom en haut à droite, puis sur Mon profil employé,
  2. Cliquez sur Autres paramètres de l'employé, puis sur l'onglet Feuilles de temps.
    💡Pour appliquer les paramètres à tous vos employés veuillez cliquer sur Appliquer les paramètres "feuilles de temps" à tous les employés en bas de page.




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