Importation de vos dossiers employés à partir de votre système de paie

Cette option n'est présentement disponible qu'aux clients ayant les services de paie suivants ET dont le Service Web est activé :

Nethris
Employeur D (Desjardins)

Cette fonctionnalité prend pour acquis que vous avez effectué l'arrimage de votre compte Emprez avec votre système de paie.

Il vous est possible d'intégrer le dossier de vos nouveaux employés à partir de votre service de paie vers votre compte Emprez.

Accédez à l'option Nouvel employé

Harmonisez ou synchronisez vos dossiers

Si vous possédez déjà des dossiers employés dans Emprez ET dans votre système de paie, il est avisé d'harmoniser vos dossiers avant de procéder à votre importation afin d'éviter les doublons. Dans ce cas :

Vérifiez que les numéros matricules des employés dans les deux systèmes sont identiques. Pour le modifier, allez dans le dossier de l’employé, cliquez sur Matricule, et changez la case correspondante. Enregistrez.
Accédez au menu pour l'harmonisation :

Dans le menu Employés, choisissez Créer / Importer un employé
Sélectionnez Service Web : Vérifiez si certains employés dans EMPREZ ne sont pas harmonisés avec ceux du système de paie,
Cliquez sur Rechercher, dans la bonne entreprise de paie, si vous en avez plusieurs,
Cochez le nom de l’employé, si les informations sont identiques,
Cliquez sur Harmoniser.

Votre employé doit avoir autant de profil employé que d'entreprise de paie.

Exemple :
Si vous gérez 5 entreprises, et 5 succursales, et que l’employé peut travailler au même poste pour deux succursales :

L’employé aura 2 dossiers d’employé dans Emprez,
Il aura aussi 2 codes d’usager et mot de passe,
Ainsi que 2 numéros de badge pour poinçonner,

Donc pour le gestionnaire, vous devez importer l’employé 2 fois, une fois pour chaque entreprise de paie.

Importez les nouveaux dossiers

Si vous voulez importer des nouveaux employés de votre système de paie ET qui n'existent pas encore dans Emprez, dans ce cas :

Dans le menu Employés, choisissez Créer / Importer un employé
Vous devez choisir Service Web: Importer de nouveaux employés à partir du système de paie
Cliquez sur Rechercher, dans la bonne entreprise de paie, si vous en avez plusieurs.

Complétez les informations du dossier d'employé

Maintenant, il faut attribuer le bon poste à chaque employé et définir s'il peut poinçonner ou pas. Le p oste par défaut sera le poste sur lequel l'employé fait le plus d'heures à l'horaire. Sinon, vous pouvez utiliser un profil de paramètres.

Déterminez les paramètres de poinçonnage de votre employé

Trois options sont possibles :

Sélectionnez : L'employé pourra poinçonner si ...

Vous souhaitez que l'employé saisisse chaque action d'horaire (début de quart, fin de quart, début de repas, fin de repas, etc.)

Autorise l'usage du poinçon à votre employé.
Associera un code badge unique à 5 chiffres à votre employé.
L'employé devra saisir son code badge pour chaque action de poinçon.

Sélectionnez: L'employé pourra poinçonner sur l'internet et l'application mobile si ...

Vous souhaitez autoriser un employé à poinçonner en dehors de votre de votre entreprise. Utile pour une équipe de vente sur la route, un service de livraison ou si vos employés doivent se déplacer sur différents sites pour leur travail.

Autorise l'employé à utiliser son portail personnel et l'application mobile d'Emprez afin d'effectuer ses poinçons.
Les données GPS de l'employé sont sauvegardées.

Sélectionnez aucune des options si ...

Vous ne nécessitez pas les poinçons de cet employé à cause de sa position dans votre entreprise, de son contrat d'embauche ou de sa rémunération.
Habituellement utilisé pour les employés avec des postes de direction et de gestion et les remplaçants.

L'employé n'aura aucun code badge et ne pourra utiliser la fonction de poinçon d'Emprez.
Les heures placées à l'horaire de cet employé feront office de feuille de temps pour celui-ci.