Gestionnaire de documents

Gestionnaire de documents

Grâce à Emprez, il vous est possible d'ajouter des documents au dossier de l'employé. Ce document peut-être visible seulement par vous, ou diffusé auprès de votre employé. 

Il vous est également possible de demander une signature électronique (mention "J'accepte") à votre employé vis-à-vis d'un document partagé.
(ex. : Contrat de travail, règlement intérieur ...) Privilégier la signature électronique à la version papier vous permettra de centraliser les documents, d'apporter une sécurité renforcée, et un suivi en temps réel avec une nette amélioration des délais entre la diffusion et le consentement du document.

Ajouter un document au dossier de l'employé (sans signature)

  1. Allez dans le dossier de l'employé,
  2. Cliquez sur Documents (en bas dans les boutons gris),
  3. Cliquez sur le +,
  4. Inscrivez la date d'ajout du document,
  5. Écrivez une note,
  6. Sélectionnez le document à ajouter,
  7. Cochez la case Le document est visible par l'employé si vous souhaitez le partager avec l'employé.
    Au contraire, si vous souhaitez juste joindre un document sans le partager à l'employé ne la cochez pas.
  8. Cliquez sur Enregistrer.
Pour l'employé, consultez ce guide pour plus d'informations : Emprez pour les employés, application mobile - portail web.


Ajouter un document à signer par l'employé

  1. Ajouter le document : 
    1. Cliquez sur le menu Employés > Documents à signer par les employés,
    2. Cliquez sur le bouton Nouveau + dans le bas de la fenêtre active,
    3. Renseignez les champs et joignez le document à signer,
    4. Cliquez sur Enregistrer.


  1. Définir la cible : 
À droite de la page Document à signer par les employés sont présentes 4 icônes :
  1.   : Supprimer le document (un document à signer, une fois qu'il est ajouté dans Emprez, peut être supprimé
    seulement si aucun employé de l'a reçu.)
  2.  : Modifier ou consulter la section d'ajout du document
  3.  : Exporter le document PDF joint
  4. : Définir votre cible, en déterminant les employés concernés par ce document


  1. Après avoir cliqué sur Définir la cible, choisissez dans le(s) service(s) / département(s) ou entreprise(s) de paie
  2. des employés qui devront signer le document, 
  3. Cliquez sur Récupérer les employés,
  4. Dans la liste générée, choisissez le(s) employé(s) en cochant la case correspondante ou en sélectionnant
    tous les employés avec cette icône     ,
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Accès et signature du document par l'employé

Du côté de l'employé, voici les liens qui vous mèneront vers la marche à suivre pour qu'ils accèdent
aux documents et les signent :
  1. Via l'application mobile Emprez
  2. Via le portail web employé Emprez

Confirmation de signatures 

Le gestionnaire peut vérifier le taux de signature des employés dans la section Documents à signer par les employés. 
Pour plus de détails concernant la date et l'heure de signature, le gestionnaire devra cliquer sur Définir la cible.

Rapport de suivi des signatures 

Il vous est possible d'éditer un rapport de suivi qui vous confirmera les employés ayant signés (date, heure) en cliquant sur l'icône Pdf en bout de ligne du document concerné.


Si votre document nécessite une mise à jour des signatures de manière récurrente, au lieu de devoir ré-ajouter le même document vous pouvez tout simplement utiliser le bouton rafraîchir  pour supprimer les signatures existantes.


    • Related Articles

    • Importation des employés en lot à partir d'un fichier Excel

      Emprez vous offre la possibilité d'importer des employés à partir d'un gabarit Excel. Vous pouvez télécharger le gabarit directement à partir de l'application.  Pour les entreprises qui ont Desjardins ou Nethris comme service de paie, consulter ...

    • Création de dossier d'employé

      Si vous êtes en charge de l’entrée des données dans Emprez lors des embauches, sachez que l'option des Paramètres de profil vous permet de copier les paramètres d’un employé à un autre employé qui occupe le même poste. Ils existent 3 méthodes pour ...

    • Association d'un code de gain spécifique à un poste particulier

      Code de gain : Il s'agit du code de paie dans votre système de paie. C’est avec ce code que les heures travaillées approuvées à ce poste seront exporter vers la paie et payées à l'employé. Si vous n'avez pas de code pour la prime, veuillez contacter ...

    • Prime par poste

      La prime par poste est la variation du salaire de l'employé quand celui-ci occupe un poste spécifique, il aura alors des taux horaires différets en fonction du poste qu'il occupe.  La prime par poste sera incluse lors du calcul de la prime horaire et ...

    • Dossier employé : Information démographique, adresse courriel, synchronisation du calendrier

      Renseigner les informations démographiques de l'employé  Allez dans le dossier de votre employé : Employés > Entrez le nom de l'employé concerné > Sélectionnez l'employé dans la liste proposée, Cliquez sur le nom de l'employé (1), Éditez les données ...