Accès des employés et paramétrage des fonctionnalités

Accès des employés et paramétrage des fonctionnalités

Dans cet article nous allons découvrir :
  1. Comment donner accès à vos employés à leur espace employé (app mobile + portail web) : identifiant, mot de passe, et activation du compte

  2. Les fonctionnalités auxquelles ils peuvent avoir accès via leurs espaces employés et comment les paramétrer

Accès de vos employés

Avec l'identifiant et mot de passe, l'employé peut accéder à son espace employé Emprez via l'application mobile et sur le portail web pour diverses fonctionnalités (consulter son horaire, poinçonner, vous envoyer un message ...).
  1. Pour visualiser les accès de tous vos employés : Rapport > Rapports - Employés > Code d'usagers > Créer le rapport
  2. Pour visualiser l'accès d'un seul employé : Employé > Dossier de l'employé > Paramètres > Accès Mobile et Web (Vous verrez en face de cette section le nom d'utilisateur et le mot de passe). 
    Ne pas confondre avec le code chiffré de poinçonnage qui permet à vos employés de pointer sur la machine à poinçon.

  3. Vous pouvez transmettre son kit de bienvenue à votre nouvel employé en un clic en cliquant sur le bouton Envoyer les informations d'accès par courriel. 

Activation du compte

Seul un Administrateur ou Admin limité peuvent faire ces changements
  1. Allez dans le menu  Employé >  Dossier de l'employ é >  Accès Mobile et Web,
    1. Pour activer le compte : Cochez la case  Compte activé, accès aux applications autorisées,
    2. Pour désactiver le compte : Décochez la case  Compte activé, accès aux applications autorisées,  
  2. Cliquez sur  Enregistrer .

Description des paramètres web et mobiles

Seul un Administrateur ou Admin limité peuvent faire ces changements
Vous pouvez choisir de donner accès ou non à certaines fonctionnalités de l'espace employé Emprez à votre employé.
Si une fonctionnalité n'est pas accordée, elle sera grisée dans l'application mobile de l'employé / le portail web ; il ne pourra pas entrer dans le menu correspondant.
Les paramètres d'accès peuvent être définis pour un employé en particulier ou pour tous les employés.

Voici les différentes fonctionnalités que vous pouvez bloquer ou laisser en libre accès : 
1) Dans la section Accès Mobile et Web > Paramètres des applications Web et Mobile :
  1. Affichage des infos personnelles :
    1. Donner accès à l'employé à ses informations de contacts
    2. Donner accès à la section des disponibilités
    3. Donner accès à la section des documents joints partagés avec l'employé
  2. Affichage de l'horaire personnel : Permettre de voir son horaire personnel
  3. Affichage des feuilles de temps : Permettre de voir les feuilles de temps pour lesquelles l'employé a poinçonné. Les feuilles de temps se cumulent par mois.
  4. Peut ajouter ses propres feuilles de temps : Permettre à l'employé de soumettre ses feuilles de temps. Ne peut pas fonctionner si la case précédente n'est pas cochée.
  5. Affichage des banques de temps : Permettre à l'employé de consulter ses banques d'heures disponibles (vacances, maladies et à reprendre). N'affiche pas les montants d'argent.
  6. Affichage de l'horaire général : Permettre la consultation de l'horaire de l'équipe qui est dans la même division (pour les jours où l'employé est placé à l'horaire).
  7. Affichage des messages : Permettre à l'employé de recevoir les communications de l'employeur, messages de changement de quart, etc.
2) Dans la section Autres paramètres de l'employé > Horaire :
Même si vous acceptez l'une de ces fonctionnalités, toutes les requêtes soumises par vos employés devront être approuvées par un responsable.
  1. L'employé peut faire une requête de modification de disponibilité via son application mobile
  2. L'employé peut échanger ses quarts de travail avec d'autres employés
  3. L'employé peut faire une demande de vacances via son application mobile ou le portail web

Paramétrage des fonctionnalités

Donner accès à un employé seulement

  1. Allez dans le dossier d’un employé,
    1. Cliquez sur Accès Mobile et Web, dans la section Paramètres des applications Web et Mobile cochez les options que vous voulez donner à vos employés
      OU
    2. Cliquez sur Autres paramètres de l'employé, dans la section Horaires cochez les options que vous voulez donner à vos employés
      (Consultez la rubrique ci-dessus : Description des paramètres web et mobiles pour plus d'informations)
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Donner accès à tous les employés 

  1. Allez dans le dossier d’un employé,
    1. Cliquez sur Accès Mobile et Web, dans la section Paramètres des application Web et Mobile, cochez les options que vous voulez donner à vos employés
      OU
    2. Cliquez sur Autres paramètres de l'employé, dans la section Horaires cochez les options que vous voulez donner à vos employés
      (Consultez la rubrique ci-dessus : Description des paramètres web et mobiles pour plus d'informations)
  2. Cliquez sur Appliquer à tous les employés, 
    Emprez vous demandera pour quelle entreprise de paie vous voulez appliquer les changements. Notez que tous les employés de cette entreprise auront les paramètres que vous avez choisis.
  3. Veuillez sélectionner l’entreprise, 
  4. Cliquez sur Sélectionner,
  5. Emprez vous demande si vous confirmez l’entreprise sélectionnée, cliquez Oui.
Si vous avez plusieurs entreprises, il faut que vous répétiez le processus pour chaque entreprise de paie.



 
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