Importation des employés en lot à partir d'un fichier Excel
Emprez vous offre la possibilité d'importer des employés à partir d'un gabarit Excel. Vous pouvez télécharger le gabarit directement à partir de l'application.
Pour les entreprises qui ont Desjardins ou Nethris comme service de paie, consulter l'article sur l'
importation des employés par le service web afin d'importer les dossiers de vos employés directement de votre service de paie.
Pour importer vos employés en lot à partir d'un fichier Excel, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur l'onglet Employés, puis Créer / Importer un employé,
- Dans le menu Importer des employés depuis un fichier, Cliquez sur Gabarit Excel pour télécharger le gabarit que vous allez utiliser pour créer des employés,
- Téléchargez votre structure, elle vous sera utile plus tard
- Inscrivez les informations des employés dans le gabarit téléchargé
Voici le format à respecter pour le
s différentes cellules et les cellules obligatoires :
- Inscrivez le numéro matricule de l'employé,
- Saisissez les nom et prénom dans leurs cases respectives,
- Saisissez le sexe : F pour féminin ou M pour masculin,
- Sous Date de naissance/ancienneté/embauche : 2018/07/20 *Faites attention de mettre des "/" et non des "-"
Si ce n'est pas le format que vous avez, changez le format de la cellule dans les propriétés de la cellule. - Sous Unité parente et poste : copiez et collez les champs de votre structure à votre liste d'employés sur laquelle vous travaillez,
- Sous Salaire horaire : 15.25 *Mettez un "." au lieu d'une "," pour les sous,
- Sous Type d'horaire : marquez un des trois termes suivants : Régulier, Probation ou Partiel,
- Sous Type d'emploi : Permanent, Contractuel, Probation, Stagiaire, Temporaire, Occasionnel ou Temporaire (80 jours et +),
- Sous Prime horaire : marquez le nom exact de la prime déjà créée dans Emprez,
- Enregistrez le fichier en CSV UTF-8.
Attention :
Il est important que le nom de l'entreprise de paie, l'unité parentale, ainsi que le poste soient
exactement les mêmes que les termes utilisés dans votre structu
re sinon le système ne sera pas en mesure d'exporter les données dans Emprez. Vous devez porter une attention particulière aux espaces et aux majuscules.
Supprimez les cases vides inutiles. Ne laissez aucun espace entre un employé et un autre.
5. Importez votre document
- Choisissez l'entreprise dans laquelle vous voulez ajouter les employés contenus dans votre fichier travaillé.
Si après toutes ces étapes votre fichier s'avère à être rejeté, n'hésitez pas à nous
envoyer un ticket
avec votre fichier en pièce jointe.
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