Gabarits d'horaires et duplication d'horaires

Gabarits d'horaires et duplication d'horaires

Les gabarits vous permettent de créer des semaines types pré-enregistrées pour vos employés. Ces gabarits peuvent ensuite être transposés sur vos horaires selon vos besoins.  
C’est un outil indispensable afin de vous aider dans la gestion de l’alternance de vos horaires.  

Il arrive parfois qu’un employé ait des contraintes qui impactent ses disponibilités, et ce, de façon récurrente.
Par exemple, un parent ayant la garde de ses enfants une semaine sur deux, ou alors, un étudiant est disponible pour travailler uniquement certains jours de la semaine.
Il vous est donc nécessaire de pouvoir faire l’alternance des disponibilités de votre main-d'oeuvre afin de vous assurer d’avoir le personnel nécessaire sur le terrain. C’est pour cette raison que les gabarits existent.

Particularité des gabarits

  • Ne sont pas associés à des dates spécifiques
Les quarts de travail associés à un gabarit ne sont pas liés à des dates spécifiques. Ceci vous permet de les coller là où vous en avez besoin.
  • Ne sont pas associés à une semaine de paie
Emprez vous permet de créer jusqu’à 52 gabarits d’horaires. Cependant, ces gabarits ne sont pas associés à des périodes de paie. Vous pouvez par exemple, utilisez les mêmes quatre gabarits constamment durant la même année.
  • Sont associés à un employé
Bien que plusieurs employés puissent avoir des gabarits identiques, vous pouvez modifier les informations de l’un sans que ceci ait d’impact sur ses collègues. Ceci vous permet donc de gérer les cas particuliers à votre horaire.

Créer un gabarit

Un gabarit peut être créé de deux façons :

1. À partir d’un dossier d’employé

Vous pouvez créer un gabarit pour un employé spécifique en accédant au menu des gabarits se trouvant dans son dossier.
  • Dans le dossier de l'employé, cliquez sur Gabarits,
  • Cliquez sur + en bas à droite, 
  • Une semaine type se créée automatiquement, vous n'avez plus qu'à la remplir selon vos souhaits d'horaires.
  • Sous Tous les gabarits - Référence pour la première semaine du cycle (optionnel) vous pouvez entrer une date de référence.
    • Si vous indiquez une date, Emprez s'en servira lors de la création de vos horaires pour vous suggérer le gabarit à utiliser lorsque vous êtes dans la vue des gabarits de l'employé > et que vous cliquez sur  sous le nom de l'employé.
      Emprez se basera en fonction de l'alternance à partir de la date de référence et non du dernier gabarit utilisé.
    • Si vous n'indiquez pas de date, Emprez ne vous suggerera pas de gabarits à utiliser lorsque vous cliquez sur .
Seuls les postes associés à cet employé pourront être modifiés.
Vous pouvez utiliser les Quarts prédéfinis pour remplir les quarts de travail.
Toute modification sur le gabarit d’un employé n’aura pas d'impact sur d'autres employés ayant un poste similaire.


2. À partir du menu Gabarits

  • Allez dans le menu Horaires > Gabarits, afin de créer un gabarit pour une ou plusieurs semaines,
  • Choisissez ensuite le service et/ou département que vous souhaitez et le gabarit de la semaine que vous souhaitez définir,
    Si vous souhaitez apporter des modifications à un gabarit existant - choisissez la semaine concernée (menu vertical de gauche),
IMPORTANT : Les gabarits sont associés à des jours de semaine et non à des dates spécifiques.
Ainsi, ils peuvent être réutilisés dans n’importe quelle semaine de votre calendrier et autant de fois que nécessaire.
  • Vos employés s’affichent, cliquez sur le quart de travail voulu pour créer un gabarit à un employé en particulier,
  • Utilisez les Quarts prédéfinis, s'il y a lieu,
  • Ceci vous offrira la possibilité de créer un horaire type pour cet employé qui s’appellera Semaine 1,
  • Répétez l’opération pour chaque scénario d’horaire de vos employés,
  • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le gabarit d'horaire saisi.

Appliquer un gabarit à l'horaire de tous les employés

  • Allez dans la section Horaires par employé,
  • Choisir ensuite le service , département ainsi que la semaine des gabarits que vous souhaitez définir, puis cliquez sur Charger ,
  • Pour appliquer le gabarit créé, cliquer sur l’icône gabarit 
  • Et appliquez le gabarit par semaine que vous souhaitez.
Remarque :
Vous pouvez ensuite dupliquer vos choix sur une longue période en utilisant 
Si vous avez fait votre horaire en sélectionnant l’option 4 semaines (nombre de semaines visibles), vous pourrez alors dupliquer les informations pour environ six mois (qui pourront ensuite être copiées pour six mois supplémentaires.)


 Appliquer un gabarit d'un employé uniquement

  1. Allez dans la section Horaires par employés,
  2. Choisir ensuite le service, département ainsi que la semaine des gabarits que vous souhaitez définir, puis cliquez sur Charger,
  3. Pour appliquer le gabarit crée, cliquez sur l'icône gabarit  qui apparait sous le nom de l'employé concerné lorsque vous survolez son nom avec votre souris,
  4. Appliquez le gabarit par semaine que vous souhaitez.


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