3. Horaires, Messagerie, Poinçons et tâches

3. Horaires, Messagerie, Poinçons et tâches

Horaires

Mon horaire 

En haut de la page d'accueil de votre application apparait votre quart de travail en cours ou celui à venir au cours des prochaines 24 heures. 
La couleur du quart correspond aux couleurs choisies par le gestionnaire pour vous. 
  1. Cliquez sur Mon horaire à venir pour voir la liste de vos quarts de travail ,
  2. Si vous souhaitez voir vos quarts de travail en format calendrier, il vous suffit de cliquer sur le calendrier en haut de la page,
  3. Utilisez les flèches dans Mon horaire pour passer d'un mois à l'autre.
Si l'option ne figure pas sur votre écran veuillez effectuer une mise à jour de l'application.

L'horaire de mes collègues

Dans la page d'accueil cliquez sur  Horaire de mon équipe  vous aurez accès à l'horaire de votre équipe en fonction de la journée sélectionnée. 
Si vous ne voyez pas l'horaire de votre équipe, veuillez vous référer aux cas de figure ci-dessous.
  

1. Vous n'avez pas d'horaire pour la journée en question

Quand vous êtes en  congé avec/sans solde,  en  vacances  ou en férié  pour une journée, ou vous n'êtes tout simplement pas à l'horaire,  vous n'êtes pas en mesure de voir qui travaille pour cette journée. 
Cependant, si un employé parmi vos collègues travaille pour une journée et qu'il veut se faire remplacer, il sera capable de vous sélectionner dans la liste des remplaçants.  Pour en savoir plus sur l'échange de quart, cliquez ici. 

Les Responsables peuvent voir l'horaire de son équipe même s'il n'a pas d' pour la journée. 

2. Vous n'avez pas le droit à l'horaire général

Veuillez communiquer avec votre Administrateur pour activer cette option. Il peut se servir de cet article. 

Demandes de remplacement 

L’application mobile Emprez permet d’échanger des quarts de travail entre employés,  si l’administrateur autorise les employés à le faire . 
Si vous n'avez pas l'option au bas de l'écran (Flèches bidirectionnelles), cela veut dire que vous n'êtes pas autorisé à échanger votre quart de travail via votre application mobile. 
Veuillez communiquer avec votre Administrateur pour les activer.

1. Choisir le quart de travail pour lequel vous souhaitez être remplacé 

  1. Un quart de travail entamé ne peut pas être échangé.
  2. Le Responsable ou l’Administrateur doit publier les horaires de travail de l’employé au préalable.
  1. Dans le menu principal, cliquez sur Mon Horaire à venir,
  2. Dans la liste des quarts à venir, choisissez la date en question,
  3. Appuyez sur l’icône du bas avec les flèches bidirectionnelles pour faire votre demande.

2. Choisir l’employé remplaçant 

L’application vous montre dans la page suivante les détails concernant le quart qui va être remplacé. Ceci va être envoyé à votre collègue et sera copié dans son horaire une fois accepté. 
Une fois le quart de travail confirmé, la page suivante vous demande de donner des informations supplémentaires sur le remplacement : 
  1. La raison pour laquelle vous ne pouvez pas travailler pour ce quart de travail,
  2. Le nom du gestionnaire à qui vous voulez soumettre la demande de modification de ce quart de travail, puis cliquez sur Soumettre,
  3. Et enfin, le(s) collègue(s) à qui vous voulez donner le quart de travail, puis cliquez sur Soumettre.
Une fois soumise, la demande de modification de quart sera envoyée, en premier, à l’employé remplaçant, puis quand ce dernier l’accepte, une demande apparaitra dans la boite de messagerie du gestionnaire choisi préalablement. 

3. Demande acceptée par l’employé et par le gestionnaire 

L’employé remplaçant recevra une notification sur son application mobile sur la page d'accueil, dans  Messagerie >  Demande de remplacement. 
Quand il accepte, le gestionnaire recevra une notification que l’employé est disponible à prendre le quart de travail. 

Le gestionnaire approuve le changement de quart, l’employé qui a demandé et celui qui a accepté reçoivent une notification comme quoi le changement de quart est accepté. Ceci est disponible dans  Messagerie > Messages .  
Le quart accepté va être supprimé de l'horaire du demandeur et ira s'ajouter à l'horaire du remplaçant. 

4. Demande acceptée par l'employé, MAIS refusée par le gestionnaire 

L’employé qui a été choisi dans la liste précédente  ne peut pas « refuser »  une demande d’échange de quart en tant que telle. 
Si le demandeur ne reçoit pas de réponse dans sa messagerie, cela veut dire que : 
  1. Son collègue n’est pas disponible pour prendre son quart de travail,
OU 
  1. Le gestionnaire a refusé la demande de remplacement. Un message est alors envoyé à l’employé qui a accepté la demande de remplacement lui disant que la demande a été refusée.
Pendant ce temps, le demandeur continuera à voir son quart de travail toujours disponible. 
Dans l’un ou l’autre des cas cités ci-dessus, le demandeur doit : 
Se présenter à son quart OU Avertir son manager qu’il ne peut pas se présenter pour son quart de travail.
Il devra donc aviser son employeur directement pour que l’employeur puisse envoyer une demande aux employés libres pour un Quart manquant. 

Quarts à combler

Votre manager peut avoir un besoin sur un quart de travail à venir, il va le proposer à l'équipe en tant que quart à combler. 

Vous serez averti par une notification puis vous pouvez voir le détail dans Messagerie > Quart de travail 

Dans cette section vous voyez le détail sur le quart à combler (Poste, date et horaires) et vous pouvez  Appliquer  si vous le souhaitez.  

Il faut que le Manager valide votre application pour que vous soyez définitivement positionné sur le quart à combler.  
Lorsque vous appliquez, votre manager reçoit aussi une notification. Si il approuve votre présence, vous en serez averti dans  Messagerie > Quart de travail 
À ce moment là, le quart appaon horaire à venir.

Messagerie

La messagerie est l'endroit où vous serez averti si :  
  1. Des quarts de travail ouverts sont disponibles et votre gestionnaire recherche des volontaires
  2. Un de vos collègues recherche un remplaçant
  3. Votre responsable vous a envoyé un message interne
  4. Votre ou vos demandes de vacances ou de congé ont été acceptées ou refusées
Vous pourrez également envoyer des messages internes à vos managers.  

Poinçons et tâches

Poinçonner pour un quart de travail 

Vous ne pouvez utiliser l'application mobile que si cette option a été activée par votre responsable. 
  1. Cliquez sur Poinçon & tâches,
  2. Autorisez l'accès de l'application à votre emplacement,
  3. Si vous pouvez travailler sur plusieurs positions, sélectionnez la position pour laquelle vous souhaitez poinçonner,
  4. Sélectionnez le type de poinçon (c.-à-d. Début de quart, début de pause, fin de quart...),

  1. Cliquez sur Poinçon.

Pour voir l'historique de vos poinçons, sélectionnez Historique en bas à droite de l'écran.   

Poinçonner pour une tâche 

Il se peut que votre manager souhaite que vous poinçonniez sur une tâche précise.
Il l'aura dans ce cas créée puis associée à votre quart de travail. 
Afin de poinçonner sur une tâche, suivez ces étapes : 
  • Cliquez sur Poinçon et tâches,
  • Sélectionnez le poste puis "Début de quart" ou les autres options selon l'avancée de la journée,
  • Dans le menu du bas, cliquez sur Poinçon sur une tâche,
  • Sélectionnez  Début  ou Fin selon l'avancée de la journée et cliquez sur Poinçon.

    • Related Articles

    • 2. Horaires, Messagerie, Poinçon et tâche, feuille de temps

      Horaire Mon horaire Pour consulter votre planning, dans le menu principal cliquez sur Consulter sous Horaire personnel. Pour plus de détails sur vos quarts de travail, cliquez sur vos horaires dans la case concernée.  Le calendrier est affiché par ...

    • 1. Premiers pas avec l'Application mobile : Mon profil et accès

      Les fonctionnalités listées ci-dessous sont disponibles seulement si les employés ont eu l’autorisation de la part de leur Administrateur. Administrateurs, voici comment gérer les accès et fonctionnalités de vos employés. Si une fonctionnalité n'est ...

    • 1. Premiers pas avec le portail web : Mon profil et accès

      Premiers pas avec le portail web Emprez Les options listées suivantes sont disponibles si et seulement si les employés ont eu l’autorisation de la part de leur Administrateur. Administrateurs, voici comment gérer les accès et fonctionnalités de vos ...

    • 5. Échanger un quart de travail avec l'un de mes collègues

      L’application mobile Emprez permet d’échanger des quarts de travail entre employés, si l’administrateur autorise les employés à le faire. Si vous n'avez pas l'option au bas de l'écran (Flèches bidirectionnelles), cela veut dire que vous n'êtes pas ...

    • 4. Disponibilités, indisponibilités et vacances

      Mes disponibilités : Définir mes disponibilités Si votre section Temps libres est grisée, cela veut dire que vous n'êtes pas autorisé à soumettre des demandes via votre application mobile. Veuillez communiquer avec votre Administrateur pour les ...