5. Échanger un quart de travail avec l'un de mes collègues

5. Échanger un quart de travail avec l'un de mes collègues

L’application mobile Emprez permet d’échanger des quarts de travail entre employés, si l’administrateur autorise les employés à le faire.  
Si vous n'avez pas l'option au bas de l'écran (Flèches bidirectionnelles), cela veut dire que vous n'êtes pas autorisé à échanger votre quart de travail via votre application mobile. Veuillez communiquer avec votre Administrateur pour les activer.

1. Choisir le quart de travail pour lequel vous souhaitez être remplacé 

  1. Un quart de travail entamé ne peut pas être échangé.
  2. Le Responsable ou l’Administrateur doit publier les horaires de travail de l’employé au préalable.
  1. Dans le menu principal, cliquez sur Mon Horaire,
  2. Dans la liste des quarts à venir, choisissez la date en question,
  3. Appuyez sur l’icône du bas avec les flèches bidirectionnelles pour faire votre demande.

2. Choisir l’employé remplaçant 

L’application vous montre dans la page suivante les détails concernant le quart qui va être remplacé. Ceci va être envoyé à votre collègue et sera copié dans son horaire une fois accepté.  
Une fois le quart de travail confirmé, la page suivante vous demande de donner des informations supplémentaires sur le remplacement :  
  1. La raison pour laquelle vous ne pouvez pas travailler pour ce quart de travail. 
  2. Le nom du gestionnaire à qui vous voulez soumettre la demande de modification de ce quart de travail, puis cliquez sur Soumettre,
  3. Et enfin, le(s) collègue(s) à qui vous voulez donner le quart de travail, puis cliquez sur Soumettre.
Une fois soumise, la demande de modification de quart sera envoyée, en premier, à l’employé remplaçant, puis quand ce dernier l’accepte, une demande apparaitra dans la boite de messagerie du gestionnaire choisi préalablement.  

3. Demande acceptée par l’employé et par le gestionnaire 

L’employé remplaçant recevra une notification sur son application mobile sur la page d'accueil, dans Messagerie > Demande de remplacement.  
Quand il accepte, le gestionnaire recevra une notification que l’employé est disponible à prendre le quart de travail.  

Le gestionnaire approuve le changement de quart, l’employé qui a demandé et celui qui a accepté reçoivent une notification comme quoi le changement de quart est accepté. Ceci est disponible dans Messagerie > Messages.   
Le quart accepté va être supprimé de l'horaire du demandeur et ira s'ajouter à l'horaire du remplaçant.  
Dans l'exemple ci-dessous, l'horaire va s'effacer de l'horaire d'Ingrid et s'ajouter à l'horaire de Sue.  

4. Demande acceptée par l'employé, MAIS refusée par le gestionnaire 

L’employé qui a été choisi dans la liste précédente ne peut pas « refuser » une demande d’échange de quart en tant que telle.  
Si le demandeur ne reçoit pas de réponse dans sa messagerie, cela veut dire que :  
  1. Son collègue n’est pas disponible pour prendre son quart de travail,
OU  
  1. Le gestionnaire a refusé la demande de remplacement. Un message est alors envoyé à l’employé qui a accepté la demande de remplacement lui disant que la demande a été refusée.
Pendant ce temps, le demandeur continuera à voir son quart de travail toujours disponible.  
Dans l’un ou l’autre des cas cités ci-dessus, le demandeur doit :  
Se présenter à son quart OU Avertir son manager qu’il ne peut pas se présenter pour son quart de travail. 
Il devra donc aviser son employeur directement pour que l’employeur puisse envoyer une demande aux employés libres pour un Quart manquant.